Виртуальный офис: новый эффективный подход к ведению бизнеса

Во многих офисах для приема и обработки информации содержат целый штат сотрудников. Вряд ли такой подход к организации работы можно считать экономным. Сегодня существует возможность вести бизнес без найма большого количества подчиненных: речь идет о виртуальном или удаленном офисе.

Такая услуга, которую сегодня предоставляют контакт центры, работающие на аутсорсинге, наибольшим спросом пользуется у тех, кто только делает первые шаги на бизнес поприще, а также у небольших компаний, которым финансово невыгодно содержать большой штат сотрудников и арендовать офисные площади. Кроме этого, к такой услуге прибегают и крупные компании, которые время от времени проводят рекламные акции.

Некоторые руководители могут возразить, мол, если на звонки ответить не сможет сотрудник компании, с этим вполне справится автоответчик. Но, как свидетельствует опыт, голосовая почта – не лучшее подспорье для успешного ведения бизнеса, и зачастую такой подход плохо отражается на репутации компании, ведь далеко не все клиенты и потенциальные потребители выразят желание разговаривать с роботом. В поиске живого общения они найдут себе тех, кто доступен в любое время дня и ночи. Именно такую возможность и предоставляют аутсорсинговые call центры, операторы которых смогут отвечать на телефонные звонки от имени той или иной компании 24 часа в сутки.

Такая служба, как виртуальный офис, представлена на современном рынке в нескольких вариациях: это может быть личный секретарь, стол приема заказов, сервис первичных звонков, консультация, персональный номер факса, служба технической поддержки, почтовый и электронный адрес, услуги по поиску клиентов и прочие варианты.

Многих интересует, каким образом работает эта схема. Для того чтобы воспользоваться преимуществами такой услуги, потенциальный клиент аутсорсингового контакт центра должен предоставить последнему пакет необходимой информации, где указать название компании, образец приветствия, адрес электронной почты, номер контактного телефона, время для связи, а также другие данные – в зависимости от каждой конкретной ситуации.

После этого компания, предприятие или любая организация получают личный номер, по которому будут звонить клиенты: этот номер следует указать во всех информационных и рекламных материалах, а также на сайте. В зависимости от предпочтений руководства, перевод звонков может быть выполнен автоматически или активироваться в определенных случаях (после второго-третьего гудков, когда клиент недоступен и проч.). Ответственный сотрудник фирмы сиюминутно получает уведомление о звонке в виде электронного или смс сообщения.

С учетом пожеланий заказчика аутсорсинговый call центр готовит специальный сценарий телефонных разговоров, в котором будет максимально полно отражена информация о компании, ее товарах и услугах, проводимых акциях и проч. Если в ходе разговора выясниться, что компетентно ответить на поставленный вопрос оператор не может, он переадресует звонок представителю компании-заказчика. Кстати, клиенту всегда доступна возможность проконтролировать качество работы операторов, ведь телефонные разговоры записываются: на основе записей заказчику предоставляется статистический отчет о проделанной работе.

Если возникнет такая необходимость, то услуга «виртуальный офис» предусматривает и осуществление исходящих звонков, цель которых – донести до представителей целевой аудитории необходимую информацию.

Благодаря такому удаленному управлению текущими делами компании, офис будет работать без сбоев, а это – существенное повышение эффективности бизнеса.